Menyelenggarakan sebuah event, baik itu seminar, peluncuran produk, maupun pesta, memerlukan fondasi yang kuat. Fondasi tersebut adalah anggaran yang terperinci dan realistis. Tanpa perencanaan anggaran yang matang, sebuah event berpotensi mengalami pembengkakan biaya yang signifikan atau bahkan gagal terlaksana karena kekurangan dana di tengah jalan. Menyusun anggaran bukan sekadar menjumlahkan perkiraan biaya, melainkan sebuah seni alokasi sumber daya.
Sebelum mulai mencatat angka, Anda harus jelas mengenai visi acara Anda. Tujuannya akan menentukan besar kecilnya anggaran yang dibutuhkan.
Anggaran event harus dibagi menjadi beberapa kategori besar agar mudah dilacak dan dikelola. Pembagian ini membantu memastikan tidak ada pos yang terlewat.
Setelah kategori jelas, saatnya mencari angka. Jangan hanya mengandalkan perkiraan kasar; lakukan riset mendalam.
Hubungi minimal tiga vendor berbeda untuk setiap kategori utama (misalnya, tiga katering berbeda). Ini memberikan Anda rentang harga pasar. Pastikan setiap penawaran mencakup semua detail layanan, termasuk biaya tersembunyi seperti PPN atau biaya bongkar pasang.
Ini adalah bagian krusial yang sering diabaikan. Selalu sisihkan minimal 10% hingga 15% dari total anggaran awal sebagai dana tak terduga. Dana ini digunakan untuk mengatasi masalah mendadak, seperti pembatalan vendor H-1, kebutuhan teknis tambahan di menit terakhir, atau perubahan mendadak dari pihak venue.
Setelah semua estimasi biaya terkumpul, jumlahkan semuanya. Ini adalah total biaya yang Anda proyeksikan.
Total Biaya Proyeksi = (Total Biaya Kategori 1 s/d 6) + Dana Tak Terduga (10-15%)
Jika total biaya proyeksi ini melebihi target pendapatan (baik dari penjualan tiket maupun sponsor), Anda harus kembali ke Langkah 1 dan 2 untuk melakukan 'pemotongan' atau mencari alternatif yang lebih hemat (misalnya, mengganti dekorasi sederhana daripada mewah, atau mencari venue dengan fasilitas internal yang lebih lengkap).
Anggaran hanyalah kertas jika tidak dilacak secara ketat saat event berjalan. Gunakan spreadsheet yang mudah diakses oleh tim keuangan Anda.
Menyusun anggaran event adalah proses iteratif. Ini membutuhkan disiplin, riset yang teliti, dan kemampuan negosiasi yang baik. Dengan mengikuti langkah-langkah terstruktur ini, Anda dapat meningkatkan peluang kesuksesan event tanpa harus mengkhawatirkan kejutan finansial yang tidak menyenangkan.